Per inserire una password di accesso a un documento Word selezioniamo dal menu Strumenti la voce Opzioni; nella relativa finestra passiamo alla scheda Protezione. Qui possiamo scegliere se impedire l’accesso al file o consentirne la sola lettura; nel primo caso inseriamo una password nella casella Passworddi apertura, nel secondo inseriamo una password nella casella Password di modifica. In entrambi i casi, alla pressione del tasto OK viene richiesto il reinserimento della password per verificare la correttezza dei caratteri digitati.

Nota:

La password può essere costituita da una combinazione di lettere, cifre, spazi e simboli e può contenere fino a 15 caratteri. Se si selezionano opzioni di codifica evolute, sarà possibile creare password anche più lunghe. Le password che non soddisfano requisiti di complessità (composte da lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli) sono considerate “deboli”.

In questo modo, ogni volta che si aprirà un documento protetto, verrà richiesto l’inserimento della password per potervi accedere; se abbiamo optato per una password di modifica, possiamo accedere al documento anche senza la password, ma soltanto in modalità di lettura. Possiamo anche fare in modo che, all’apertura del documento, venga suggerito di utilizzarlo in sola lettura, senza la richiesta di una password; nella scheda Protezione della finestra Opzioni selezioniamo quindi la casella di controllo Consigliata sola lettura.

Possiamo inoltre consentire l’inserimento di commenti e revisioni senza la modifica del documento originale; selezioniamo dal menu Strumenti la voce Proteggi documento. Nel riquadro attività che si apre, selezioniamo la casella relativa alle Restrizioni alle modifiche e scegliamo le modifiche che vogliamo consentire: Revisioni permette l’inserimento di revisioni e commenti, mentre Commenti permette l’inserimento solo dei secondi. Dopo aver fatto clic su Applica protezione possiamo inserire una password nella casella Immissione nuova password (facoltativa).

Un’altra soluzione per proteggere il documento è limitare il numero di stili di formattazione consentiti. Scegliamo Proteggi documento dal menu Strumenti. Nel riquadro Proteggi documento selezioniamo la casella Per la formattazione consenti solo gli stili selezionati.
Scegliamo quindi Impostazioni e nell’elenco degli stili della finestra di dialogo Restrizioni alla formattazione selezioniamo le caselle degli stili di cui si desidera consentire l’utilizzo

Per proteggere in modo adeguato il nostro computer dai virus dobbiamo avere installato un software antivirus adatto allo scopo. Word offre comunque ulteriori sistemi di protezione, ad esempio per le macro contenute nei documenti Microsoft Word che, talvolta, possono nascondere dei virus. È bene quindi attivare un livello di protezione delle macro Word, anche disattivandole del tutto. Selezioniamo Strumenti, macro, Protezione; nella finestra che si apre selezioniamo il livello di protezione che riteniamo più opportuno.

Nota:

Le macro sono insiemi di comandi personalizzati che un utente può creare allo scopo di automatizzare e sveltire le operazioni che esegue più frequentemente con un certo programma. Per esempio, se si lavora spesso con le tabelle di Word, potrebbe essere utile creare una macro per inserire velocemente una nuova riga all’interno di una tabella, evitando di dover ogni volta passare per il menu Tabella, Inserisci ecc. Una macro funziona soltanto con il programma per cui è stata creata, quindi una macro creata in Word, per esempio, non funzionerà in Excel.

Spesso i modelli predefiniti per i documenti Word fanno uso di macro per arricchire gli stessi di funzionalità avanzate. Se il livello di protezione per le macro è stato attivato, ovviamente quelle contenute nei modelli non funzioneranno e le funzionalità saranno ridotte. È possibile però discriminare le macro da disattivare, permettendo per esempio l’esecuzione delle sole macro di provenienza sicura, consentendo quindi l’utilizzo completo dei modelli.

Fonte: Microsoft